As companhias de saneamento básico necessitam de ferramentas de gerenciamento para saneamento no município. O texto de hoje apresenta alguns módulos básicos e novidades tecnológicas para a gestão do saneamento.

O setor de saneamento, assim como empresas comerciais, se modernizaram ao longo dos anos. Encontrou-se a necessidade de evoluir e buscar uma gestão mais integrada e automatizada.

Além disso, as elevadas perdas de água e a necessidade de universalizar o acesso ao saneamento básico no Brasil têm feito as empresas investirem cada vez mais em seus sistemas de gerenciamento.

Um software de gestão pode ter diversas aplicações dentro de uma empresa. Geralmente, os softwares são utilizados para controle de estoque, contabilidade, gestão de pessoas, etc. Os softwares podem reduzir o tempo de transação e pesquisa de dados em um processo comercial. Assim, com processos automatizados, acelera-se as tomadas de decisão do negócio.

Uma companhia de serviços públicos, tal como o setor de saneamento básico, nada mais é do que uma empresa comercial. Como já mostramos aqui, o setor privado tem crescido no país, apostando em diversas tecnologias. Porém, as autarquias não estão ficando para trás.

Diversas prestadoras de saneamento, estaduais e municipais, também têm buscado e desenvolvido sistemas para melhorar sua gestão e atingir seus objetivos nas localidades que operam.

Visto isso, vamos conhecer algumas das ferramentas mais importantes em um sistema de gestão comercial?

Principais ferramentas de gerenciamento para saneamento

Existem algumas ferramentas que são essenciais para o controle da gestão em uma empresa. A seguir apresentaremos algumas funções de um sistema comercial para o gerenciamento nas empresas de saneamento básico.

1- Clientes e Atendimento ao público

Ter um banco de dados dos clientes é fundamental para o gerenciamento. Alguns bancos permitem cadastrar e ordenar os clientes através de uma padronização. Assim, é possível identificar clientes, ligações de água e esgoto, contratos, ramais e redes.

Também é importante que o banco de dados permita o cadastramento de ligações para medição individualizada, medição de fontes alternativas, extensões de redes, dentre outras formas de medição e recadastramentos. Além disso, hoje em dia, já existem também módulos de georreferenciamento. Isso é, é possível cadastrar informações geográficas como latitude e longitude.

Dessa forma, com variadas opções de cadastramento, o atendimento ao público é facilitado. Um sistema de gestão permite a emissão e a consulta de qualquer solicitação de serviços e a possibilidade de anexar documentos. Ou seja, é possível consultar diversos dados relevantes dos clientes como cadastros, consumos, ordens de serviços, cortes, religação, etc.

Da mesma maneira, o software é capaz de emitir vários documentos sem a necessidade de um trabalho manual. Um módulo importante atualmente é a alteração da titularidade do imóvel e débitos. Já debatemos este assunto aqui no blog e diversos estados e municípios estão tornando a titularidade uma lei.

Um sistema assim, com diversas possibilidades de integração, é capaz de padronizar o atendimento aos clientes tornando-o mais eficaz e reduzindo a quantidade de erros. Consequentemente, pode-se reduzir a insatisfação do cliente.

2 – Consumo

Um sistema gerencial é capaz de permitir personalizações nos cadastros de hidrômetros. Por exemplo: marca, modelo, capacidade, diâmetro, local de instalação, selo, etc. Além disso, pode-se gerar relatórios de histograma de consumo, hidrômetros substituídos por período, verificações e aferições de hidrômetro, dentre muitas outras possibilidades.

Dessa forma, permite gerenciar todo o parque de hidrômetros, cadastrar e dar manutenção conforme a necessidade, gerenciar projetos, verificar vida útil do parque, aferições e também cadastrar setores de abastecimento e esgotamento para cruzamento de informações sobre consumo faturado. Isso evita a despadronização do parque de hidrômetros e um maior controle das instalações.

3 – Faturamento e Arrecadação

O sistema de gestão também é capaz de facilitar o faturamento e a arrecadação da empresa. Os módulos de faturamento podem armazenar diversos tipos de tarifas, exceções, cronogramas, programação de rotas, datas de vencimento, impressão e relatórios.

Uma empresa de saneamento pode ter diversas modalidades de tarifas, dependendo de sua área de atuação. É possível também ter algumas exceções, como clientes com direito à tarifa social. Dessa forma, o sistema pode facilitar a diversificação das contas, já cadastradas no banco de dados dos clientes, e faturar corretamente de acordo com os contratos.

Uma ferramenta bastante importante e que está sendo amplamente utilizada pelas empresas de saneamento básico é a leitura e impressão simultânea (LIS). A LIS é um processo informatizado em que o cliente já recebe sua conta no momento da leitura.

O leiturista deve apenas digitar as informações em uma coletora de dados e automaticamente, via bluetooth, a conta é impressa em uma mini impressora e entregue ao consumidor. Esse tipo de leitura gera mais confiabilidade e também reduz custos de entrega para a empresa.

Este sistema de faturamento evita a emissão de contas com valores errados ou que sejam entregues antes de passarem pela área comercial da empresa. Evita também que as ocorrências apontadas pelos leituristas se percam no dia a dia da concessionária. Através dos relatórios,  essas ações podem ser atualizadas no sistema conforme sua execução.

Os sistemas de arrecadação permitem total gerenciamento dos pagamentos realizados pelo cliente. Ele automatiza os processos de pagamentos programados, como contas em débito automático e envio de arquivos de pagamentos à concessionária.

Com isso, evita-se processamentos indevidos e intervenções manuais de lotes de pagamentos ou de contas, processamentos errôneos de arquivos enviados pelas conveniadas e também, que não se tomem ações de cobrança para débitos automáticos não efetuados.

4 – Cobrança

A cobrança é outra ferramenta de gerenciamento bastante importante. Através dela, é possível emitir avisos de débitos ao cliente. Isso pode ser feito simultaneamente à leitura, ou posteriormente, em diversos formatos (txt, pdf, etc). Assim, evita que sejam emitidos avisos de cortes indevidos ao cliente, respeitando a legislação em vigor.

Um sistema integrado de cobrança permite à concessionária total gerenciamento de avisos e execuções de cortes. Com isso, a empresa pode estabelecer critérios de restrição de avisos, gerar ordens de serviços para vistoria de cortes, incluir débitos para negativação de clientes no Serasa e também, consultar a recuperação das receitas atingidas com as ações de envio de avisos de débitos e cortes. Assim, a empresa possui visibilidade dos resultados de suas ações de cobrança.

Uma forma de cobrança muito utilizada ultimamente é o envio de avisos via e-mail e SMS. Para isso, o sistema dá a possibilidade de diversos filtros para o envio.

5 – Serviços

Alguns módulos no sistema de gerenciamento podem permitir algumas personalizações para controle dos serviços executados. Por exemplo, é possível cadastrar fluxos de serviços, veículos, equipamentos, equipes e utilização de materiais. Dessa forma, consegue-se programar as ordens de serviço e separá-las tais como: simples, terceirizada, equipe própria, etc.

Com isso, gera-se também relatórios para controle de jornadas, realização de serviços e utilização de materiais da empresa. Possibilitando, assim, a padronização das ordens de serviços e os tempos gastos na execução. Permitindo, portanto, melhor condução de equipes e recursos da concessionária e evitando retrabalhos.

Similarmente a cobrança, o sistema permite informar via SMS ou e-mail os clientes e responsáveis internos sobre os serviços executados. E também, permite o acompanhamento online da realização dos serviços.

6 – Contabilidade e Jurídico

Este são dois setores muito importantes para o bom funcionamento de uma empresa. Nas prestadoras de serviços de saneamento básico, é fundamental agir de acordo com a legislação.

O sistema comercial jurídico evita que ações proibidas por lei ocorram como corte, cobrança ou faturamento indevido. Assim, é possível evitar processos jurídicos mais facilmente. Com o sistema, também há a possibilidade de consultar e acompanhar processos em todas as suas fases e também movimentá-los através de anexos de documentos.

Já o sistema contábil permite a contabilização de todos os eventos comerciais do sistema ao longo dos meses. Assim, é possível analisar faturamentos, arrecadações e relatórios analíticos sobre a saúde financeira da empresa e emitir dados para devedores duvidosos ou clientes com débitos ativos.

Além disso, é possível gerar dados para integração com outros softwares como ERP e sistemas fiscais.

7 – Fiscalização

Os softwares de gerenciamento permitem total fiscalização da concessionária a clientes com infração ou notificações. Assim, é possível negociar e possibilitar o parcelamento dos débitos de clientes. Além disso, assim como as outras ferramentas, evita a despadronização dos procedimentos de cobrança. E também, gera relatórios para acompanhamento financeiro, de notificações e infrações e datas limites para regularização.

Todos os relatórios gerados pelo sistema de gerenciamento é capaz de produzir dados para alimentar indicadores de desempenho. Esses indicadores podem mensurar a distância que a empresa se encontra de atingir seus objetivos e metas.

Novidades tecnológicas em sistemas de gestão

Atualmente, o Sistema de Informação Geográfica (GIS) tem sido visto como uma tecnologia de ponta a qual se vale a pena investir.  Resumidamente, o GIS é uma tecnologia baseada em hardware e software e integra operações de banco de dados, análise estatística e mapeamento digital.

É uma ferramenta de análise espacial que cruza informações geográficas com banco de dados. Diversas empresas de saneamento básico têm investido no GIS, pois possibilita agregar um grande número de informações importantes para as empresas.

Existem diversos cases de sucesso na implantação do GIS em empresas de saneamento. O que ficou mais reconhecido foi o da Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal (CAESB) que integrou todas as etapas de seu processo operacional. Isto é, desde a tomada de decisão até o atendimento ao cliente. A companhia afirma que, com esse sistema, eles acompanham a evolução das obras de forma online. Além disso, conseguem identificar ligações irregulares através do georreferenciamento.

As ferramentas de gerenciamento vem para auxiliar as operações e reduzir custos das empresas de saneamento. Sendo uma integração de todas as áreas ou uma automatização de uma pequena etapa, é importante conhecer a potencialidade e funcionalidade que aquela ferramenta terá dentro da organização.

Os softwares de gestão vieram para ficar no setor de saneamento básico. Eles prometem auxiliar na melhoria dos serviços, gerar menores perdas para as empresas e ajudar na melhoria da qualidade de vida da população.

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