Você sabe como mapear processos e sua importância? Venha conhecer um pouco mais sobre essa incrível ferramenta organizacional.

O que contém neste artigo?

• Macroprocesso e a organização
  • Tipos de organização
  • Processos, subprocessos, atividades e tarefas
• Como mapear processos?
  • Organogramas
  • Fluxogramas

Está imperdível! Confira abaixo.

Macroprocessos e a organização

Nesse primeiro momento partimos das possíveis definições de organização, na ótica da administração.

A primeira definição diz respeito a esforços individuais, que se unem no propósito de cumprir um propósito coletivo. Esse  pensamento conclui que sozinhos esses indivíduos não alcançariam esses objetivos.

Já a segunda definição pode ser vista como aprofundamento desse pensamento, onde a organização é vista como uma entidade social. Ela possui uma liderança, que conduz a seus integrantes alcançar objetivos sejam únicos ou comuns. Para completar essa visão entende-se ainda que os indivíduos é que mudam o rumo da organização.

Temos ainda uma percepção do autor Chavienato em dividir a organização em dois aspectos: o formal e o informal. A organização formal é a documentada, com base na divisão de trabalho racional e especialidade de órgãos. E a organização informal é a formada a partir de relações de amizade, de pessoas que interagem de forma espontânea, dentro da ocupação de seus cargos.

Analisar as organizações é necessário, e visando compreender suas particularidades, verificar se há necessidade de mudanças estruturais. Uma ferramenta útil para compreensão da operação da mesma como um todo, pode ser visualizada em seu macroprocesso. Segundo o empresário e pesquisador Ferruccio, os macroprocessos expressam o core business da organização, seus processos principais.

Para compreender um macroprocesso de uma empresa podemos usar o Sistema de Gestão da Qualidade definida pela NBR ISO 9011:2008.

Nessa figura podemos notar que mais do que descrever processos, uma organização mapeada por processos adota um modelo de gestão com foco em melhoria contínua. Tornando esse o maior objetivo do mapeamento de processos.

 

Tipos de organização

Não distante do formato de macroprocesso está a definição de qual tipo de organização se trata. As mesmas podem ser classificadas de diversas formas. Contudo, vamos nos ater a organização tradicional e a organização orientada a processos.

A organização tradicional é aquela que fragmenta o trabalho em atividades específicas cercadas por unidades delimitadas e estáticas. Possuem um chefe com olhar voltado apenas para sua atividade e não para a cadeia ao seu redor. O trabalho que resulta nesse pensamento é de Dreyfus (1995)

Contudo a organização orientada a processos, que é objeto desse texto, vê suas atividades como um fluxo contínuo de atividades. Todo o trabalho ou esforço realizado nas empresas faz parte de um processo. Para que se ofereça um produto ou serviço, que entregue valor ao cliente interno ou externo, obrigatoriamente existe um processo empresarial. Visão expressa por Graham e LeBron (1994).

Em um resumo, as novas organizações diferem das anteriores nos principais pontos seguintes:

Processos, subprocessos, tarefas e atividades

Processos podem essencialmente ser abordados como primários ou de suporte.

• Processos primários são característicos da própria estratégia de atuação da empresa na geração produto ou serviço. Genericamente podem ser citados processos de desenvolvimento de produto, vendas e distribuição e atendimento de pedidos e de garantia.
• Processos de suporte podem ser elencados como gerenciais ou organizacionais. Os gerenciais possuem foco em ações de medição e ajuste do desempenho, definidos por metas, alocação de recursos, avaliações e a própria gestão das diversas interfaces da comunicação. E por fim, os processos de suporte organizacionais se destinam aos clientes internos. Sem estes, é impossível produzir resultados, contudo, isso é imperceptível ao cliente externo.

Dentro da visão de organização orientada por processos, e processos avaliados por seu fluxo, surge o chamado subprocesso. O subprocesso são grupos de atividades que envolvem um mais departamentos.

Entretanto, analisando os processos é difícil entender com clareza o que um colaborador ou departamento efetua no exercício da função. Pra ajudar nessas especificações surgem as atividades e tarefas, que são descritas em Manuais de procedimentos e Procedimentos Operacionais Padrão (POP).

Assim, as atividades e tarefas são executadas pelo colaborador de maneira perfeitamente compreensível. 

Confira a seguir um gráfico a fim de ilustrar a de maneira compreensível a aplicabilidade do modelo de macroprocesso.

Um problema detectado pela diretoria, e a cada nível da organização é atribuída uma responsabilidade pela correção.

Como mapear processos?

O mapeamento de processos começa pela definição como processo-chave ou processo de apoio. Autores como Porter, Gonçalves, Adair e Murray citam esses processos com nomes diferentes em suas obras.

Basicamente quando se formula uma organização deve-se documentar os processos em manuais das unidades de negócio. Por outro lado, se a organização não efetuou essa etapa é necessário um processo de reengenharia.

O processo de reengenharia é a chave para descrever todos os processos da organização.  Primando sempre por repensar e reinventar os procedimentos principais, a motivação pode ser aumentar a produtividade, reduzir custos ou aumentar o grau de satisfação do cliente por exemplo.

As consequências de um mapeamento são operacionais, de processos e de negócios.

As consequências operacionais são equipes multifuncionais, com eliminação de conflitos da ordem hierárquica. A diluição da responsabilidade torna os colaboradores em um time, produzindo agilidade e desburocratização nos procedimentos.

Nos processos, há integração e informatização. A aplicação de inovações tecnológicas promovem grandes mudanças em determinados setores da organização.

Já nos negócios é onde essa mudança em virtude do mapeamento é mais latente. O engessamento é quebrado, permitindo alcançar clientes e fornecedores. Nesse nível, a igualdade de pensamentos na gestão da qualidade é essencial para novas oportunidades e produtos.

E assim, as empresas buscam demonstrar seu modus operandi através de organogramas e principalmente fluxogramas.

Organogramas

Os organogramas expressam da forma mas sucinta possível a departamentalização e as pessoas que operam os processos. Segundo Ballestero-Alvarez (2006), devem ser considerados os seguintes tipos de organograma:

• Organograma por linha
  

  

Representa uma leitura simples, normalmente usado por organizações rígidas na representação de setores. Um exemplo de uso são as organizações militares.

Comumente, as comunicações são mostradas em linhas horizontais, com sentido de cima para baixo. Podem ser usadas variantes como organograma circular ou radial. Tais variantes são empregadas em empresas com estruturas hierárquicas mais enxutas. Esse tipo de organograma preserva sempre a posição de maior nível na organização.

• Organograma de assessoria
  

É um derivado do organograma de linha porém com uma função de expressar atividades de apoio. Nesse modelo, as conexões horizontais começam a aparecer, raras no organograma em linha. 

A principal representação que se busca nesse tipo de modelo são as assessorias. Esses órgãos mostram grupos de colaboradores que auxiliam os tomadores de decisão. Contudo, não podem ser vistos a frente das decisões ou no comando direto de funcionários.

• Organograma funcional

  
  
  

Com base em uma empresa que prima por critério de funções, é criado um organograma funcional. Representadas portanto, os chefes e seus respectivos subordinados. Essa estrutura é útil na especialização de cada departamento. 

Mas há uma desvantagem nessa visão: A falta de visão sistêmica nos processos da organização. Mantendo os funcionários com foco unicamente em suas tarefas, acaba deixando de ver as necessidades da organização como um todo.

• Organograma matricial

  

Considerado o organograma mais complexo, pois pode ser elaborado com diferentes focos. Ele agrupa formas da empresa ser representada, como por exemplo os setores e pessoas envolvidos na produção de um de seus produtos. Sua expressão pode ser ainda com foco em projetos, clientes e produtos, entre outros.

Fluxogramas

Os fluxogramas são usados na descrição dos processos, macroprocessos, procedimentos e até tarefas simples. Antes de compreender os fluxogramas um pouco mais, devemos atentar para as formas básicas do mesmo:

Os tipos mais comuns de fluxogramas são:

• Fluxograma de processos ou flowchart
  

  É desenho mais simples. Serve de base para construção de outros modelos. Expressando as atividades ao longo do processo transformando entrada em saída.
  

• Fluxograma horizontal
  

  É uma representação mais organizada. Esse modelo elenca ao mesmo tempo os processos e suas respectivas unidades de produção.
  

• Mapofluxograma

  É uma junção de um mapa das unidades produtivas, ou que têm participação na atividade, e os processos ao longo do tempo. Dessa forma, é mostrado no mapa da organização as etapas de um produto.
  

• Diagrama sistemático UML
  

  É a tentativa de sistematizar o mapeamento de processos, onde UML significa Linguagem de Modelagem Unificada. Com larga utilização em gestão de negócios e programação, emprega estrutura, comportamento e interações dos processos.

• BPMN ou Business Process Model and Notation
  

  É uma das modelagens que possuem uma instituição normativa oficial.
  Nele é utilizada a seguinte notação:

  • Objetos de fluxo – São mostrados Atividades, Eventos e Gateways. Elenca o que fazer, o pedido de início e pontos de desvio que determinam se o processo seguirá.
  • Objetos de conexão – Fluxos de conexão, Fluxos de mensagem e Associação. Que demonstram ordem de execução da tarefa, mensagens que influenciam as tarefas, e conexão de objetos de fluxo.
  • Swin lanes – Piscinas representam processos e participantes do mesmo. Com suas respectivas raias que simbolizam papéis, áreas e responsabilidades .
  • Artefatos – São descritivos, que são como comentários sobre determinada atividade, e visam fornecer informações aprofundadas sobre o mesmo.
  • Objetos de dados – Descreve como os dados podem ser manipulados, e podem ser saída, entrada, data store e data object.

Por fim, entendemos o quanto o mapeamento de processos é importante nas organizações e como pode impactar o modo de operação em vários aspectos. Sendo relevante sua constante revisão e aprimoramento em busca de resultados tanto ao cliente externo quanto ao interno.

Como sua empresa aplica isso na prática? Em caso de dúvidas ou sugestões fale com um de nossos especialistas. Nós temos a solução perfeita para você!